¿Cómo brindar una buena atención vía WhatsApp?

WhatsApp, la aplicación de mensajería instantánea, te permite utilizarlo como canal de comunicación entre tu empresa y tus clientes. Y tiene el beneficio de que puede integrarse al Help Desk, al chatbot, al contact center, o usarse para mejorar las ventas y mucho más.

¿Cómo es la atención vía WhatsApp?

La atención vía WhatsApp te permite atender a los clientes de tu empresa en lo que respecta a solicitudes, aclaración de dudas, servicios de asistencia, ventas y mucho más.

En otras palabras, puedes convertir a WhatsApp en un nuevo canal de comunicación que el cliente puede utilizar para hablar con tu empresa.

¿Qué es un chatbot para WhatsApp?

El chatbot para WhatsApp consiste en la integración de esta aplicación de mensajería con herramientas de automatización del chat. Esta solución te permitirá brindar un servicio al cliente mucho más rápido y mantener un canal de comunicación activo las 24 horas, los 7 días de la semana. Finalmente te permitirá aumentar el nivel de satisfacción del público de tu empresa.

¿Qué escribir en el mensaje automático de WhatsApp para empresas?

Puedes configurar un mensaje automático de WhatsApp para que se envíe al cliente cuando no haya un operador disponible en ese momento. También se puede integrar este mensaje con un chatbot para iniciar un servicio automatizado.

Es posible crear diferentes tipos de mensajes: de saludo, para informar el tiempo de espera del servicio de atención y solicitando nombre, entre otras posibilidades.  Sea cual sea el motivo, todas las opciones ayudan a optimizar la atención al cliente vía WhatsApp.

Sin embargo, para lograr este objetivo es muy importante saber qué escribir en el mensaje automático de WhatsApp.

Para ello recomendamos:

  • Conocer bien a los receptores de tu mensaje,
  • Definir el lenguaje adecuado para comunicarse con sus leads y clientes,
  • Relacionar el sector que busca el consumidor con el mensaje entregado.

¿Cómo añadir un mensaje de bienvenida en WhatsApp?

La atención vía WhatsApp también puede optimizar el rendimiento de tu equipo de trabajo, ya que el propio WhatsApp Business te permite insertar mensajes de bienvenida o saludo, así como también mensajes de ausencia y respuestas rápidas.

Para añadir un mensaje de bienvenida en WhatsApp debes:

  • Abrir el WhatsApp Business y hacer clic en el Menú (el icono de “tres puntos”, al lado de la lupa).
  • Luego hacer clic en “Ajustes” y “Ajustes de empresa”.
  • En la parte “Herramientas de mensajería” aparecerán las opciones “Mensaje de ausencia”; “Mensaje de bienvenida” y “Respuestas rápidas”. Haz clic en el que desees configurar.
  • Si es “Mensaje de ausencia”, por ejemplo, actívalo y luego toca el ícono del lápiz para insertar tu texto.
  • Guarda el mensaje escrito haciendo click en “Ok” y luego en “Guardar”, en la esquina superior.
  • También puedes definir el horario en el que se debe enviar este mensaje y seleccionar una opción para definir si quieres que lo reciban todos los destinatarios.
  • El mismo proceso se aplica al “Mensaje de bienvenida”.

Las “Respuestas Rápidas” no son automáticas, pero son útiles para optimizar el servicio de atención al responder preguntas frecuentes.

Para configurar este tipo de mensaje, necesitas:

  • Hacer clic en “Respuestas rápidas” dentro de “Ajustes de empresa”.
  • Luego, haz clic en el mensaje preconfigurado que ya está en la aplicación y edítalo.
  • Después, debes editar el atajo que enviará cada respuesta rápida. También puedes configurar palabras clave para facilitar este proceso.
  • Puedes incluir tantas respuestas rápidas como desees haciendo clic en el ícono “+”.

¿Qué escribir en la descripción de WhatsApp Business?

Uno de los objetivos claves de la atención vía WhatsApp es facilitarle el contacto al cliente. Es fundamental que prestes atención a la descripción de tu WhatsApp Business.

En este punto, cuanta más información relevante completes mayores serán las posibilidades de mejorar el servicio de atención al cliente.

Por lo tanto, se recomienda añadir en la descripción datos como:

  • Horario de funcionamiento de la empresa.
  • horario de atención al público.
  • dirección del sitio web.
  • localización física.
  • principales actividades de tu empresa.

¿Cómo personalizar WhatsApp Business?

Uilizando los mensajes de saludo y ausencia mencionados anteriormente puedes personalizar tu atención vía WhatsApp Business, no olvides poner especial atención en el lenguaje que estás usando para comunicarte con el cliente.

La atención vía WhatsApp suele ser un poco menos formal que la que se brinda por otros canales como el correo electrónico o el teléfono.

Sin embargo, esto no es una regla. Lo más importante es considerar el perfil de tus clientes y el producto y/o servicio que se comercializa para ofrecer una atención personalizada y de excelencia.

¿Cuáles son las ventajas del Whatsapp Business?

Son varias las ventajas que la atención vía WhatsApp Business brinda tanto para tu empresa como para tus clientes.

Las que más destacan al tener una cuenta empresarial son:

  • Mejora la imagen de tu empresa y aumenta su poder competitivo.
  • Aumenta las opciones de canales de atención al cliente ofrecidas al público.
  • Acerca la marca a los consumidores.
  • Contribuye para que el servicio de atención sea más rápido y eficiente.
  • Brinda mayor comodidad al cliente.
  • Ayuda a incrementar el volumen de ventas, al ser más dinámico.

¿Cómo usar el WhatsApp Business para múltiples usuarios?

La mejor forma de utilizar WhatsApp Business para varios usuarios es integrarlo con un sistema de atención al cliente, como Zendesk que te permite la integración de diferentes canales de atención, transformando todas las interacciones con los clientes en tickets, independientemente de su origen.

Su equipo actuará de forma más dinámica y aumentará la productividad, ya que podrá monitorear, priorizar y resolver fácilmente todos los tickets de tu empresa.